AVV für KI-Tools

Sobald ein Unternehmen personenbezogene Daten – etwa Kundenanfragen, Bewerbungsunterlagen oder Mitarbeiternamen – in ein KI-Tool eines externen Anbieters eingibt, übernimmt dieser Anbieter die Rolle des Auftragsverarbeiters. Nach Art. 28 DSGVO darf ein Verantwortlicher dabei nur mit Auftragsverarbeitern zusammenarbeiten, die hinreichende Garantien für technische und organisatorische Maßnahmen bieten, mit denen die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO erfolgt.

Zentral ist dabei Art. 28 Abs. 1 DSGVO: Die Prüfung, ob ein Anbieter solche Garantien bietet, ist Aufgabe des Unternehmens selbst – nicht der Aufsichtsbehörde – und muss vor Abschluss des Vertrags erfolgen. Erst wenn diese Prüfung positiv ausfällt, folgt die vertragliche Regelung der eigentlichen Verarbeitung.

Der Vertrag muss konkrete Inhalte festlegen: Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen sowie die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen. Er kann schriftlich oder in einem elektronischen Format abgefasst sein – ein unterschriebenes Papierdokument ist also nicht zwingend nötig.

Für die Praxis bedeutet das: Ein KI-Anbieter darf keinen weiteren Unterauftragsverarbeiter ohne vorherige Genehmigung einsetzen und muss den Verantwortlichen über Änderungen informieren. Bei Geschäfts- oder Unternehmenstarifen mancher Anbieter – etwa ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise oder der API von OpenAI – liegt laut Anbieterangaben ein DPA vor; kostenlose Einzelnutzer-Zugänge bieten diesen nach unserer Erfahrung in der Regel nicht.

Ein geprüfter AVV macht den Einsatz von KI-Tools für Kundenservice, Textentwürfe oder Dokumentenauswertung planbar: Die Geschäftsführung weiß, welcher Anbieter welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet, statt das im Nachhinein klären zu müssen.

Der größte Zeitgewinn entsteht, wenn die AVV-Prüfung Teil der Tool-Auswahl wird, statt erst nach dem Rollout nachgeholt zu werden – ein einmaliger Check vor der Einführung erspart spätere Nachverhandlungen mit dem Anbieter und Rückfragen der Belegschaft.

Das Risiko sinkt vor allem gegenüber Aufsichtsbehörden: Liegt ein AVV vor und sind Weisungen sowie technisch-organisatorische Maßnahmen dokumentiert, lässt sich die Verarbeitung im Zweifel nachvollziehbar belegen.

Der AVV selbst kostet bei den meisten Anbietern nichts zusätzlich: Bei OpenAI beispielsweise ist der DPA fester Bestandteil der Tarife ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und der API – nicht aber des kostenlosen Einzelnutzer-Zugangs. Der eigentliche Mehrpreis entsteht in der Praxis meist durch den Wechsel in einen kostenpflichtigen Geschäftstarif, nicht durch den AVV selbst (nach unserer Erfahrung gilt das auch bei anderen Anbietern).

Der interne Aufwand liegt vor allem im Prüfen: Welche Tools sind im Einsatz, welcher Tarif gilt, liegt ein AVV vor, sind die Pflichtinhalte vollständig? Nach unserer Erfahrung lässt sich das für ein einzelnes Tool meist in wenigen Stunden klären, bei mehreren parallel genutzten Tools (Schatten-KI) wird daraus schnell ein halber bis ganzer Tag.

Ein Steuerberatungsbüro mit 18 Mitarbeitenden in Schleswig-Holstein will ChatGPT künftig für Entwürfe von Mandantenschreiben nutzen. Da dabei Namen und Steuerdaten von Mandanten in das Tool eingegeben würden, prüft die Geschäftsführung vor dem Rollout, ob der gebuchte Tarif einen AVV enthält. Erst nach Abschluss des Vertrags und einer kurzen internen Richtlinie zur Nutzung wird das Tool für die Belegschaft freigegeben – für reine Textbausteine ohne Mandantenbezug gilt die Vorgabe dagegen nicht.