Für wen
- Konzert- und Veranstaltungsagenturen mit Tourplanung
- Vertriebs- und Serviceteams mit Routen- und Terminplanung
- Jeden Betrieb, in dem Mails abgetippt und Termine gepuzzelt werden
So fühlt sich das an
Schritt 1 / 3
Mail-Erfassungs-Agent
Eine Spielstätte schreibt ihre freien Termine — der Agent liest die Mail und trägt alles strukturiert in die Masterliste ein. Niemand tippt mehr ab.
Was ihr davon habt
Die Planung, die früher Tage gefressen hat, liegt fertig gerechnet vor — auf Basis einer Liste, die immer aktuell ist. Mit Echtdaten getestet und vom Kunden abgenommen.
Was kostet das?
Kein IT-Großprojekt: Die Agenten arbeiten mit dem vorhandenen Postfach und der bestehenden Masterliste. Planungssoftware von der Stange kennt die eigenen Regeln nicht, etwa Wochenendspieltage, maximale Distanzen oder Belegungs-Limits. Die Agenten rechnen genau damit und sind meist günstiger als eine Planungssoftware im Abo. Wir starten mit der Mail-Erfassung und schalten die Tourplanung dazu. Der Festpreis steht fest, bevor es losgeht.
Tourenplanung mit KI: Was ihr wissen solltet
Tourenplanung scheitert selten am Rechnen — sie scheitert an der Datenpflege. Verfügbarkeiten kommen als formlose E-Mails, werden von Hand in Listen übertragen, und bis die Planung beginnt, ist die Liste schon wieder veraltet. Deshalb setzt dieses Agenten-Duo vor der Optimierung an: Der Mail-Erfassungs-Agent macht aus unstrukturierten Nachrichten strukturierte Daten, und erst darauf rechnet der Tourplan-Optimierungs-Agent.
Der Unterschied zu Standard-Routenplanern: Die echten Regeln des Unternehmens fließen in die Optimierung ein — Wochenendspieltage, maximale Distanzen zwischen Terminen, Belegungsgrenzen pro Zeitraum, Prioritäten einzelner Standorte. Solche Bedingungen machen Handarbeit mühsam und sind für eine KI der Normalfall. Das Muster trägt weit über die Veranstaltungsbranche hinaus: Außendienst-Touren, Servicetechniker-Einsätze, Liefergebiete, Messe- und Roadshow-Planung.
Wichtig für die Praxis: Das System wird an Echtdaten abgenommen, nicht an einer Demo. Im Referenzprojekt hieß das: echte Spielstätten-Mails, echte Masterliste, echte Tourpläne — und die Abnahme erst, als die Planung den Praxistest bestand.
Bewiesen
Die Geschäftsführung der Veranstaltungsagentur war vor dem Workshop ausdrücklich skeptisch. Vier Wochen später waren beide Agenten beauftragt — heute laufen sie produktiv.
Zum Referenz-Case →Häufige Fragen
Funktioniert das nur mit Outlook?
Der Referenzfall läuft auf Outlook — das Muster (Mail lesen, Liste pflegen, Plan rechnen) funktioniert mit jedem Postfach.
Unsere Planung hat Sonderregeln.
Genau dafür ist der Agent da: Die eigenen Regeln werden einkonfiguriert, nicht wegoptimiert.
Was passiert, wenn eine Mail unklar formuliert ist?
Dann landet sie zur Klärung beim Team statt still in der Liste. Der Agent trägt nur ein, was er sicher versteht — Unklarheiten werden markiert, nicht geraten.
Lohnt sich das auch für kleine Teams?
Gerade dort: Wenn zwei Leute die halbe Woche mit Abtippen und Puzzeln verbringen, ist der Hebel pro Kopf am größten. Ob es sich im eigenen Betrieb rechnet, klärt ein Kennenlern-Call in 30 Minuten.
Wo würde so ein Agent bei euch die meiste Zeit sparen?
Kennenlern-Call: 30 Minuten, kostenlos, direkt mit einem Menschen.
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