Drittlandtransfer bei KI

Sobald ein Unternehmen personenbezogene Daten – etwa Namen, E-Mail-Adressen oder Kundendaten in Prompts – an einen KI-Dienst außerhalb der EU oder des EWR schickt, handelt es sich um einen Drittlandtransfer. Das betrifft viele gängige KI-Werkzeuge, da deren Server oder Mutterunternehmen häufig in den USA sitzen. Nach Art. 44 DSGVO ist eine solche Übermittlung nur zulässig, wenn zusätzlich zu den sonstigen DSGVO-Pflichten eine der im Kapitel V vorgesehenen Grundlagen erfüllt ist.

Die DSGVO kennt dafür im Kern zwei Wege: Entweder existiert ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das Zielland, der eine Übermittlung ohne weitere Garantien erlaubt, oder es müssen zusätzliche Schutzmaßnahmen wie Standardvertragsklauseln vereinbart werden. Für die USA übernimmt seit 10. Juli 2023 das EU-US Data Privacy Framework diese Rolle – allerdings nur gegenüber Anbietern, die sich beim US-Handelsministerium zertifiziert haben.

Ein anschauliches Bild: Der Datenfluss zu einem KI-Anbieter ist wie ein Warentransport über eine Grenze. Innerhalb der EU gelten einheitliche Zollregeln (die DSGVO), außerhalb braucht es ein Abkommen oder zusätzliche Papiere – sonst bleibt die Ware an der Grenze stehen. Fehlt die passende Rechtsgrundlage, ist der Einsatz des KI-Tools in dieser Form nicht zulässig.

Rechtlich ist die Lage nicht endgültig stabil: Der EU-US Data Privacy Framework-Beschluss wurde bereits vor dem Gericht der EU angefochten; dieses hat ihn im September 2025 zunächst bestätigt, gegen diese Entscheidung läuft inzwischen ein Rechtsmittel beim EuGH. Unternehmen sollten den Status eines genutzten KI-Anbieters daher regelmäßig prüfen statt einmalig.

Für kleine und mittlere Unternehmen entscheidet die Klärung des Drittlandtransfers, ob ein KI-Tool überhaupt eingeführt werden darf oder ob ein Vertrags-Zusatz, ein EU-Rechenzentrum oder ein anderer Anbieter nötig ist. Diese Prüfung gehört in jedes KI-Pilotprojekt, bevor echte Kundendaten oder Personaldaten in ein Tool eingegeben werden.

Wird der Transferweg frühzeitig geklärt – etwa durch Auswahl eines DPF-zertifizierten Anbieters oder eines EU-Hosting-Angebots –, sinkt das Risiko von Abmahnungen, Bußgeldforderungen oder nachträglichen Betriebsunterbrechungen, wenn ein Tool plötzlich nicht mehr genutzt werden darf. Das spart im Ernstfall deutlich mehr Zeit, als die Prüfung vorab kostet.

Praktisch lässt sich das Risiko oft ohne Rechtsstreit senken: durch Anonymisierung oder Pseudonymisierung der Daten vor der Übermittlung, durch Auswahl von KI-Anbietern mit EU-Serverstandort oder durch vertragliche Zusatzvereinbarungen (AVV, Standardvertragsklauseln) mit dem Anbieter.

Die Prüfung eines Drittlandtransfers selbst verursacht meist keine Lizenzkosten, sondern Zeitaufwand: Sichtung der Anbieter-AGB, Prüfung einer DPF-Zertifizierung oder vorhandener Standardvertragsklauseln sowie Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten. Je nach Tool-Anzahl liegt dieser Aufwand nach unserer Erfahrung zwischen wenigen Stunden und ein bis zwei Personentagen.

Teurer wird es, wenn ein bereits eingeführtes Tool wegen eines fehlenden Transfermechanismus ersetzt werden muss – dann fallen Umstellungskosten für neue Lizenzen, Schulungen und ggf. Datenmigration an. Diese Folgekosten lassen sich kaum pauschal beziffern, da sie stark vom betroffenen Prozess abhängen.

Wer die Klärung im Rahmen eines strukturierten Vorgehens einplant, kann sie mit einem KI-System zum Festpreis ab 3.500 € (AI READY) direkt mit abdecken lassen, statt sie separat zu beauftragen.

Ein Großhändler mit 60 Mitarbeitenden testet einen US-amerikanischen KI-Chatbot für den Kundenservice, in den Support-Mitarbeitende Kundenanfragen mit Namen und Bestellnummern einfügen. Vor dem Rollout prüft die Geschäftsführung, ob der Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist. Da dies der Fall ist, dokumentiert sie den Angemessenheitsbeschluss als Rechtsgrundlage im Verarbeitungsverzeichnis und ergänzt einen Auftragsverarbeitungsvertrag – statt das Tool ungeprüft unternehmensweit auszurollen.