Für wen
Für Unternehmen mit vielen wiederkehrenden Erlösquellen, deren Abrechnungen jeden Monat von Hand für die Steuerberatung aufbereitet werden: Verlage und Medienhäuser, Online-Händler mit mehreren Shops und Marktplätzen, Anbieter von Apps, Abos und Online-Kursen und Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften.
- Unternehmen mit vielen Erlösquellen wie Shops, Marktplätzen, App-Stores und Partnern
- Verlage und Medienhäuser mit Abo-, Lizenz- und Vertriebserlösen
- Anbieter von Online-Kursen, Apps und digitalen Produkten
- Buchhaltungen, deren Monatsabschluss an einer einzigen Person hängt
So fühlt sich das an
Am Monatsanfang liegen die Erlöse des Vormonats schon kontiert im Cockpit. Eure Buchhaltung sieht auf einen Blick, ob die Summen stimmen und wo eine Zuordnung fehlt, ergänzt sie mit einem Klick und gibt frei. Die DATEV-Datei für die Steuerberatung entsteht danach automatisch.
Schritt 1 / 4
Daten kommen rein
Wo es eine Schnittstelle gibt, holt der Agent die Abrechnungen am Monatsanfang selbst ab. Sonst lädt die Buchhaltung die Datei im Cockpit hoch. Pro Vorgang und Monat gibt es genau einen gültigen Lauf, Doppelungen sind ausgeschlossen.
Was ihr davon habt
Im eigenen Haus, einem Medienhaus mit Dutzenden Erlösquellen, übernimmt der Agent die monatlichen Erlös-Abrechnungen. Erlöse aus App-Stores und von Online-Kurs-Plattformen werden am 5. jedes Monats automatisch abgerufen und kontiert, weitere Abrechnungen laufen per Upload durch dasselbe Cockpit. Im Abgleich mit der bisherigen Handbuchung stimmte das Ergebnis auf den Cent.
Genauso wichtig wie die Zeit ist die Unabhängigkeit: Das Wissen, welche Erlöse auf welches Konto gehören, steckt nicht mehr im Kopf einer Person, sondern in gepflegten Regeln, die jeder nachvollziehen kann. Neue Produkte oder Länder brauchen eine neue Zuordnung, keine neue Programmierung. Das Prozesswissen haben wir dafür aus Bildschirmvideos der Buchhaltung aufgenommen und mit KI zu Regeln und Dokumentation verarbeitet.
Was kostet das?
Kein IT-Großprojekt: Der Agent arbeitet mit euren bestehenden Quellen und liefert die DATEV-Datei, die eure Steuerberatung ohnehin braucht. Buchhaltungssoftware im Abo ist auf Eingangsrechnungen ausgelegt, Erlös-Sammelbuchungen aus vielen Quellen deckt sie kaum ab. Der Agent kennt genau eure Erlösquellen und Konten und ist meist günstiger. Wir starten mit den Abrechnungen, die am meisten Zeit kosten, und nehmen Quelle für Quelle dazu. Den Festpreis kennt ihr, bevor es losgeht.
Buchhaltung automatisieren: Was ihr wissen solltet
Die meisten Werkzeuge zur Buchhaltungs-Automatisierung kümmern sich um Eingangsrechnungen: Beleg erkennen, Lieferant zuordnen, bezahlen. Bei Erlösen ist das Problem ein anderes. Hier kommen Sammelabrechnungen aus Shops, App-Stores, Plattformen und von Partnern, jede in ihrem eigenen Format, und müssen nach Land, Steuersatz und Produkt auf die richtigen Konten verteilt werden. Genau dafür ist der Buchhaltungs-Agent gebaut.
Verlässlichkeit geht vor Geschwindigkeit. Der Agent rät nie: Fehlt eine Zuordnung, bleibt die Zeile offen, bis jemand entscheidet. Korrekturen brauchen eine Begründung, nichts wird gelöscht, und ein abgeschlossener Monat ist in der Datenbank gesperrt, nicht nur in der Oberfläche. Den Upload nach DATEV macht bewusst ein Mensch.
Umgestellt wird Vorgang für Vorgang. In einer kurzen Übergangszeit laufen Agent und Handbuchung parallel, ein Ergebnisvergleich zeigt jede Abweichung. Erst wenn die Ergebnisse übereinstimmen, übernimmt der Agent den Vorgang.
Bewiesen
Läuft im eigenen Haus: Erlöse aus App-Stores und Online-Kurs-Plattformen werden jeden Monat automatisch abgerufen und kontiert, im Abgleich mit der Handbuchung auf den Cent genau.
Häufige Fragen
Welche Erlösquellen lassen sich anbinden?
Alles mit einer Schnittstelle oder einer regelmäßigen Abrechnungsdatei, zum Beispiel Shops, Marktplätze, App-Stores, Kursplattformen oder Abrechnungen von Vertriebspartnern. Im eigenen Haus sind es Dutzende Quellen.
Bucht der Agent selbst in DATEV?
Nein. Er erzeugt eine geprüfte DATEV-Datei für eure Steuerberatung. Freigabe und Upload bleiben bewusst bei Menschen.
Ist das GoBD-tauglich?
Das System ist darauf ausgelegt: Nichts wird gelöscht, Korrekturen liegen neben dem Original und brauchen eine Begründung, und abgeschlossene Monate sind gesperrt. Die Einordnung für euren Fall klärt ihr wie immer mit eurer Steuerberatung.
Was passiert bei einem neuen Produkt oder Land?
Dann fehlt eine Zuordnung, und der Agent markiert die Zeile. Eure Buchhaltung ordnet sie einmal zu, ab dann kennt das System sie. Programmieren muss dafür niemand.
Unterscheidet sich das von einem Tool für Eingangsrechnungen?
Ja. Eingangsrechnungs-Tools erkennen Belege von Lieferanten. Der Buchhaltungs-Agent kümmert sich um die Erlösseite, also um Sammelabrechnungen aus vielen Verkaufskanälen.
Wo würde so ein Agent bei euch die meiste Zeit sparen?
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