Für wen
Für Unternehmen, die regelmäßig einstellen und deren HR-Team in Bewerbungswellen kaum hinterherkommt: Mittelständler mit mehreren offenen Stellen gleichzeitig, Personalabteilungen mit vielen Initiativbewerbungen und alle, die KI im Recruiting nutzen wollen, ohne bei Datenschutz und EU AI Act ein Risiko einzugehen.
- Mittelständler mit mehreren offenen Stellen gleichzeitig
- HR-Teams, die in Bewerbungswellen nicht hinterherkommen
- Unternehmen mit vielen Initiativbewerbungen
- Alle, die KI im Recruiting nur mit sauberem Datenschutz einsetzen wollen
So fühlt sich das an
Morgens liegen die Bewerbungen der letzten Stunden schon vorbereitet in einer Übersicht: mit Einschätzung, Begründung und den Punkten, die im Gespräch zu klären wären. Euer HR-Team liest nicht mehr jede Bewerbung bei null an, sondern entscheidet auf einer guten Grundlage.
Schritt 1 / 4
Bewerbungen abholen
Zweimal täglich holt der Agent neue Bewerbungen aus eurem Bewerbermanagement, nur lesend. Abgelehnte und anonymisierte Bewerbungen sowie Stellen, die nicht mehr ausgeschrieben sind, lässt er aus.
Was ihr davon habt
Im eigenen Haus läuft der Agent seit Mitte Juli. Neue Bewerbungen liegen zweimal am Tag vorbereitet in einer Übersicht, mit Einschätzung, Begründung und offenen Punkten. Initiativbewerbungen landen nicht mehr in einem Sammelordner, sondern bei der Stelle, zu der sie am besten passen.
Wichtig war uns, dass die KI unterstützt und nicht entscheidet. Der Agent hat keinen Schreibzugriff auf das Bewerbermanagement, verschickt keine Mails und setzt keinen Status. Jede Auswertung ist protokolliert, und die Arbeitsdaten verschwinden nach einem Monat von selbst.
Was kostet das?
Kein IT-Großprojekt: Der Agent liest aus eurem bestehenden Bewerbermanagement und legt die Ergebnisse dort ab, wo euer HR-Team ohnehin arbeitet. Recruiting-Software mit KI-Funktion im Abo bewertet nach eigenen, oft nicht nachvollziehbaren Kriterien. Der Agent arbeitet mit euren Stellenbeschreibungen, euren Kriterien und einem Protokoll, das ihr selbst einseht, und ist meist günstiger. Wir starten mit euren offenen Stellen. Den Festpreis kennt ihr, bevor es losgeht.
KI im Recruiting: Was ihr zu DSGVO und EU AI Act wissen solltet
KI, die Bewerbungen auswertet oder vorsortiert, gehört im EU AI Act zu den Hochrisiko-Anwendungen. Das heißt nicht, dass ihr sie nicht nutzen dürft. Es heißt, dass sie bestimmte Anforderungen erfüllen muss: menschliche Aufsicht, nachvollziehbare Protokolle, Information der Betroffenen. Genau deshalb haben wir den Bewerbungs-Agenten von Anfang an konform zu DSGVO und EU AI Act gebaut.
Nach der DSGVO darf über Bewerbende nicht allein automatisiert entschieden werden. Der Agent trifft keine Entscheidung: Er hat keinen Schreibzugriff, sagt niemandem ab und legt nur eine begründete Einschätzung vor. Die KI läuft über ein Rechenzentrum in der EU, die Automatisierung auf eigenen Servern in Deutschland, und jede Auswertung wird mit Zeitpunkt, Datenkategorien und Modellversion protokolliert.
Zur Einführung bei euch gehören die organisatorischen Schritte: Hinweis auf den KI-Einsatz in Stellenanzeige und Datenschutzerklärung, Einbindung von Datenschutz und gegebenenfalls Betriebsrat und eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Wir bereiten das mit euch vor. Mehr zu den Pflichten findet ihr im Glossar unter Hochrisiko-KI-System und EU AI Act.
Bewiesen
Läuft im eigenen Haus seit Mitte Juli: Neue Bewerbungen werden zweimal täglich mit Einschätzung und Begründung vorbereitet, jede Auswertung wird protokolliert, die Entscheidung bleibt beim HR-Team. DSGVO- und EU-AI-Act-konform.
Häufige Fragen
Ist das DSGVO- und EU-AI-Act-konform?
Ja. Der Agent ist DSGVO- und EU-AI-Act-konform aufgebaut: keine automatisierte Entscheidung, KI-Verarbeitung in der EU, Protokoll zu jeder Auswertung, diskriminierende Merkmale ausgeschlossen und automatische Löschung der Arbeitsdaten. Hinweise an Bewerbende und die Datenschutz-Folgenabschätzung für euren Betrieb bereiten wir bei der Einführung gemeinsam vor.
Sagt die KI Bewerbenden ab?
Nein. Der Agent hat keinen Schreibzugriff auf euer Bewerbermanagement, verschickt keine Mails und ändert keinen Status. Jede Entscheidung trifft euer HR-Team.
Wie verhindert ihr Diskriminierung?
Merkmale wie Alter, Geschlecht, Herkunft, Foto oder Familienstand sind per Anweisung von der Bewertung ausgeschlossen. Jede Einschätzung ist begründet und protokolliert, sodass euer Team sie nachvollziehen und überstimmen kann.
Mit welchem Bewerbermanagement funktioniert das?
Im eigenen Haus mit Personio. Andere Systeme mit Schnittstelle lassen sich ebenso anbinden.
Was passiert mit den Daten der Bewerbenden?
Die KI verarbeitet die Unterlagen in einem Rechenzentrum in der EU. Die Arbeitsdaten mit den Einschätzungen werden nach einem Monat automatisch gelöscht, das Protokoll enthält keine Namen.
Wo würde so ein Agent bei euch die meiste Zeit sparen?
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